10 sfaturi pentru organizarea unui Revelion reușit

organizarerevelionRevelionul este una dintre sărbătorile cu cea mai mare importanță pentru români. Trecerea în Noul An a fost mereu un eveniment încărcat de tradiții și obiceiuri, plin de superstiții și activități distractive. De aceea, multă lume dorește să petreacă „cea mai lungă noapte” din an într-un cadru relaxant, plin de veselie, cu activități organizate, cu foc de artificii, șampanie, tort și muzică live.

Din aceste motive, organizarea unui Revelion de succes nu este ușoară, necesită multă muncă și multă implicare din partea organizatorilor. În plus, trebuie realizată în paralel cu activitățile zilnice. Însă, în ciuda tuturor greutăților, poate deveni o activitate de succes, dacă sunt respectate câteva principii:

1. “Iarna, car și vara, sanie!”

Acest proverb este cum nu se poate mai nimerit în domeniul organizării evenimentelor, în general, și a Revelionului, în special. Pentru a organiza cu succes un eveniment de o așa amploare, trebuie început cât mai devreme, chiar din timpul sfârșitului verii (august-septembrie), pentru a avea timp să închei contracte avantajoase și pentru a fi sigur că furnizorii doriți pentru Revelion sunt disponibili. În plus, după finalizarea tuturor demersurilor organizatorice, vei avea timpul necesar pentru promovarea Revelionului.

2. Alege serviciile dorite de clienți!

În noaptea de Revelion fiecare client își dorește cel puțin o parte din următoarele lucruri: tort festiv, muzică live sau DJ, șampanie și foc de artificii la trecerea dintre ani, open bar, meniu all inclusive. În funcție de oferte și de bugetul disponibil, clienții vor alege dintre aceste servicii, însă un eveniment care atinge toate aceste aspecte are, din start, un punct în plus față de evenimentele care nu le ating.

3. Raport calitate-preț optim

Stabilirea prețului pachetului de Revelion trebuie să fie realizată funcție de serviciile oferite, de veniturile clienților doriți și de ofertele altor organizatori de evenimente aflați pe același nivel. Cu siguranță, un restaurant de cartier care se adresează unor clienți cu un nivel modest al veniturilor și care va oferi un meniu simplu, fără șampanie, tort, foc de artificii sau muzică live, va avea un preț diferit de un salon de evenimente care se adresează unui public cu venituri superioare sau medii și care oferă pachete de servicii mult mai ample. Pe de altă parte, diferențele prea mari de preț pot fi o frână în calea vânzării biletelor.

4. Pregătește cât mai repede materialele de promoare ale Revelionului!

Pregătirea materialelor de promovare este următorul pas după stabilirea pachetului de Revelion și a prețului. Afișul, pliantele (dacă vor exista), grafica pentru presă sau Social Media sunt materialele care trebuie să fie gata cât mai repede, în maximum două săptămâni de la stabilirea pachetului de Revelion, pentru a avea timp să facem promovarea evenimentului.

5. Anunțarea Revelionului

Publicarea Revelionului pe site-ul propriu, pe Facebook, Instagram și alte conturi de Social Media este foarte importantă (aproape la fel de importantă ca alegerea pachetului optim) pentru că o ofertă neanunțată este, practic, inexistentă. Folosește Social Media pentru postări zilnice sau periodice, oferă clienților actuali sau potențiali pliante cu oferta și anunță pe toate căile cunoscute că ți-ai pregătit oferta de Revelion.

6. Promovează! Promovează! Promovează!

Oricât de interesant ar fi un eveniment, dacă nu știe nimeni de el, tot efortul este inutil. Pentru ca un eveniment de o asemenea importanță să fie cât mai vizibil, perioada de promovare a evenimentului trebuie să fie cât mai lungă. Poate porni de la minimum 6 săptămâni și să ajungă până la 3-4 luni. Cu cât promovarea Revelionului începe mai devreme, cu atât cresc șansele de a-i crește vizibilitatea și, implicit, vânzările.

Trebuie să ții cont de faptul că promovarea are efectul bulgărelui de zăpadă iar un eveniment precum Revelionul necesită destul de mult timp pentru a deveni vizibil. De aceea, dacă decizi să investești un anumit buget în reclame Adwords, timp de două săptămâni, rezultatul va fi mult mai scăzut decât dacă ai investi aceeași sumă pe o perioadă de 2-3 luni, deoarece reclamele și evenimentele au nevoie de un timp pentru a deveni vizibile publicului larg.

7. „Împrietenește-te” cu presa și site-urile de specialitate!

Există un număr de site-uri și reviste online care promovează evenimente, în general, și oferte de Revelion în special. Publicarea Revelionului pe cât mai multe dintre ele te ajută în cel puțin 3 feluri:

  •  oferta ta apare alături de celelalte oferte de Revelion la căutarea clienților
  • îți crește indexarea site-ului deoarece cu cât mai multe site-uri publică link-uri “do follow” spre site-ul tău, cu atât îți crește gradul de optimizare a site-ului și a evenimentelor
  • îți crește credibilitatea, fiind publicat de site-uri din domeniu.

Să fim sinceri, dacă investești mii de euro în organizarea Revelionului și în Adwords, de ce să nu mai investești câteva sute de euro în publicarea ofertelor pe aceste site-uri? Rezultatul poate face diferența.

8. Vinde!

Indiferent cât de bună ar fi oferta de Revelion sau de cât de bine ai promova-o, dacă în momentul în care primești solicitări de preț nu ești pregătit să vinzi iar clienții trebuie să aștepte un moment ulterior, pierzi foarte mult. Există riscul ca un client să vrea să vadă și alte oferte sau să se răzgândească între timp sau, pur și simplu, să te considere neserios. Și ar avea dreptate. Cât de serioasă poate fi o companie care refuză să încaseze bani doar din cauza unei birocrații interne?

9. Respectă-ți promisiunile

Amintește-ți că va mai fi Revelion și anul viitor! De aceea este important ca promisiunile asumate la ”vânzarea” Revelionului trebuie respectate. Toate serviciile pe care le-ai inclus în oferta de Revelion creată trebuie să se regăsească în serviciile oferite în noaptea dintre ani. Nerespectarea promisiunilor se va reflecta, pe termen lung, în scăderea capitalului de imagine și pierderea clienților.

10. Regula de aur: majoritatea mulțumită!

Din păcate, indiferent cât de mult te-ai strădui ca un eveniment să iasă perfect, vor exista nemulțumiți: muzica se aude prea tare sau prea încet, mâncarea e prea rece sau prea sărată, tortul prea dulce, artificiile au durat prea mult sau prea puțin, a fost prea cald sau prea frig etc. Oamenii sunt diferiți și au gusturi felurite, de aceea, în acest caz, se aplică regula majorității. Dacă majoritatea invitaților se simt bine și ți-ai respectat toate promisiunile, evenimentul poate fi considerat reușit. Dacă procentul clienților mulțumiți depășește 70%, evenimentul poate fi considerat de succes, iar dacă procentul clienților mulțumiți depășește 90%, restaurantul care îl organizează poate fi considerat un adevărat maestru al evenimentelor.

Articol scris de Corin Romanescu, Proprietar și Fondator al Centrului de Evenimente The President.